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Un guide simple pour arriver à structurer des actions, des rapports, des travaux ou tout simplement une équipe est de se baser sur cette triple vue :

  • La vue organisation : Quels rôles, quels processus (de décision, d'animation, d'incidents, ...), quels comités, quels financements, quels objectifs ? - Cette vue est indispensable afin de garantir une dynamique et faire perdurer les initiatives de gouvernance. Car mieux maîtriser l’information nécessite de pouvoir s’appuyer sur une organisation adéquate, reconnue et dont la mission est de créer des effets de levier en s’appuyant sur les règles associées à l'information et les "offreurs" (experts qui proposent des offres aux utilisateurs de l'information (sécurité, données personnelles, conservation, architectes, ..) de l’entreprise.  Elle est garante du corpus de fondamentaux qui regroupe les décisions et réalisations spécifiques aux processus de gestion de l’information telles que les règles, politiques, nomenclatures, plans de classement… Sa mission secondaire est d’adapter son propre fonctionnement pour être en adéquation avec la culture et la maturité de l’organisation vis-à-vis de l’information et de ses usages, et ainsi de devenir une référence majeure pour la direction et ses orientations stratégiques.

    • Des questions à vous poser : Qui anime l'ensemble de la démarche - Qui est propriétaire de la donnée (ou information) - Quels comités permet de synchroniser les experts de l'information entre eux - Les correspondants existent, sont ils sur toutes les facettes de l'information ou seulement sur une ? // Si cela concerne un éditeur de solution ou un cabinet de conseil : Qu'est il fait pour le client soit accompagné sur ces précédents points ?
  • La vue cycle de vie ou fondamentaux : L’information est transverse, elle est la raison d’être de nos organisations, peu importe leurs métiers. Elle doit être uniformément connue et formalisée. A travers des référentiels d’information, il devient possible de comprendre, d’anticiper et de travailler sur ce qui va apporter de la valeur à l’entreprise et ses membres, mais aussi des risques pouvant remettre en cause l’existence même de l’organisation. Chaque information peut ainsi être définie par des règles métiers ou techniques, et offre ainsi une base pour travailler en toute confiance. Ces fondamentaux, définissant les cycles de vie de l’information, ainsi vue de façon globale, apportent une aide précieuse aux experts qui en ont besoin, qu’ils soient dans la gestion du risque, de l’archivage, du collaboratif, de la valorisation, de la qualité…

    • Des questions à vous poser : Quelles règles existent pour "savoir" ce qu'il faut faire ou pas avec l'information et les données de l'entreprise ? - Ces règles sont elles homogènes ou se contredisent elles ? - Sont elles lourdes et ingérables ou inexistantes ? - Sont elles intégrées dans les systèmes d'information ? - Les politiques qui les décrivent sont elles à jour, lisible, accessibles ? - L'ensemble de la démarche est elle légitime et formalisée par un document faitier ?
  • La vue usages : Cette vue demande à regarder l'ensemble des outils, services, méthodes et matériaux de support et de communication qui permettent d'utiliser l'information, de la valoriser et de diminuer les risques de vulnérabilités. Car avoir une organisation dédiée à la gouvernance de l’information, des fondamentaux qui permettent de rendre cohérente une vue globale du flux Information, et une démarche pour faire grandir la maturité de l’entreprise n’ont de sens qui si l’ensemble repose sur une déclinaison d'outils adéquats. La gouvernance de l’information doit favoriser les usages, et les comportements d’usages, des utilisateurs. Rendre les acteurs autonomes et responsables. C'est la clef de voûte de la dynamique de toute l’organisation indépendamment de ses missions. Ainsi, favoriser la mise à disposition ou le développement d’offres basées sur des outils intelligents est une condition pour développer une relation d’adulte à adulte entre l’utilisateur, la technologie et le flux Information de l’entreprise.

    • Des questions à vous poser : Les logiciels et outils du système d'information intègrent ils les règles associées à l'information ? - Les utilisateurs de l'information peuvent ils se concentrer sur leurs missions, où doivent ils composer avec les outils et improviser pour mieux gérer l'information ? - Existe t il de la formation, de la conduite au changement, des indicateurs dédiés à la gouvernance de l'information ? - L'architecture du système d'information permet elle une fluidité de l'information et de ses règles ?

       

       

Ainsi une démarche de gouvernance de l'information peut être composée d'un animateur (trice) travaillant avec des experts et des correspondants (VUE ORGANISATION). Cette entité a comme mission de développer et d'harmoniser toutes les politiques qui traitent de règles concernant l'information de l'entreprise, en commençant par l'identification de ces dernières (VUE CYCLE DE VIE). Elle accompagne aussi la DSI ainsi que les centres de services afin de rendre l'usage des outils et offres cohérent et adapté aux règles de gouvernance tout en permettant aux utilisateurs de l'information de se concentrer sur leur travail.

 

 


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